Übungsdokumentation

Gründe und Zielsetzung

Seit Mai 2025 ist die Dokumentation von Übungen in der WebApp der Feuerwehr möglich. Ziel ist es, die Erfassung der Teilnehmerdaten auf mehrere Schultern zu verteilen und den Bearbeitungsprozess insgesamt so zu beschleunigen, dass keine nachgelagerten Arbeiten mehr nötig sind. So soll das nachträglich digitale Erfassen von Papierlisten entfallen und ebenso die im Nachgang stets notwendige Auswertung der Anwesenheitsdaten. Durch das neue System soll sowohl die Dokumentation in der Gesamtfeuerwehr auf eine gemeinsame Plattform verlagert, als auch die unmittelbare Information für Feuerwehrführung, Abteilungsführung und die einzelnen Feuerwehrangehörigen möglich gemacht werden.

Anlegen und Verwalten von Übungen

Menüpunkt Übungen

Der für die Anlage und Verwaltung nötige Menüpunkt befindet sich nach dem Login im internen Menü unter "Aktivitäten".

In der Funktion „Übungen“ finden sich folgende Untermenüpunkte:

Übung anlegen	Über diese Funktion kann eine neue Übung angelegt werden. Nach dem Anklicken wird man direkt zur Objektliste angelegt, da die Zuordnung eines Objekts die Voraussetzung für die Anlage einer Übung ist.
Übungsübersicht	Die Funktion öffnet eine Liste mit den bisher angelegten Übungen. Angezeigt werden alle Übungen, auf die man aufgrund der Abteilungszugehörigkeit Zugriff hat.
Übungsgruppenübersicht	Übungsgruppen sind Zusammenstellungen verschiedener Feuerwehrangehöriger - auch aus verschiedenen Abteilungen - die für Übungen verwendet werden können. Diese Funktion eignet sich, wenn immer wieder dieselben Personengruppen verwendet werden müssen, die sich nicht über Statusmerkmale oder Abteilungszugehörigkeiten definieren lassen (z. B. beim Leistungsabzeichen).
Objektliste	Es wird eine Liste mit allen verfügbaren Objekten aufgelistet. Da es prinzipiell möglich ist, dass eine Abteilung auch im Gebiet einer anderen Abteilung beteiligt ist, werden immer alle Objekte angezeigt - also auch solche, die nicht in der eigenen Abteilung liegen.

Anlegen eines Objekts

Jede Übung basiert auf einem Übungsobjekt. Mit Ausnahme von theoretischen Übungseinheiten wird die Feuerwehr in der Regel immer an Übungsobjekten tätig. Wenn dies nicht am Standort (Feuerwehrhaus) der Fall ist, dann an einem externen Objekt. Die Beübung von externen Objekten ist für die Kenntnisse der Feuerwehr über das Objekt im Schadenfall von zentraler Bedeutung und für die Betreiber der jeweiligen Objekte teilweise auch ein verpflichtendes Element im Rahmen der Schadenversicherungen. Daher kommt auch dem Nachweis, wann und was an den Objekten geübt wurde, eine zentrale Bedeutung zu. Deswegen ist es sinnvoll, die Übungsdokumentation auf Objekte bezogen durchzuführen.

Wenn eine neue Übung angelegt wird, wird daher im ersten Schritt automatisch die Liste der vorhandenen Objekte angezeigt. Der Anwender kann sich daraus das passende Objekt aussuchen oder, falls dieses nicht vorhanden ist, ein neues Objekt anlegen. Wichtig bei der Anlage von Objekten ist, dass zuvor sichergestellt wird, dass das Objekt nicht bereits existiert. Objekte sollen nicht doppelt angelegt werden.

Übungsorte, die keine feste Ortsbezeichnung haben (z. B. ein Waldstück, ein Feldweg, ein beliebiges Straßenstück oder dergleichen) sollen nicht angelegt werden. Für all diese Objekte, wurde der Platzhalter "variabler Ort" geschaffen. Dieses "Objekt" kann immer dann verwendet werden, wenn (noch) kein Objekt vorhanden ist.

Objekt-Neuanlage

Bei der Objekt-Neuanlage ist mindestens der Name des Objekts (= Bezeichnung) und die Adresse auszufüllen. Der Name soll das Objekt möglichst eindeutig bezeichnen, sodass jeder ortskundige Anwender direkt weiß, um welches Objekt es sich handelt. Hat ein Objekt keinen eindeutigen Namen, soll die Straße und Hausnummer als Bezeichnung verwendet werden.

Als Adresse ist die vollständige Adresse zu hinterlegen, auch wenn die Straße und Hausnummer bereits als Name verwendet wurden.

Die Objektart ist ebenfalls ein Pflichtbestandteil und soll jedem Objekt korrekt zugewiesen werden. Über die Objektart können später gleichartige Objekte in der Objektliste gesucht und gefiltert werden.

Die Objekteigenschaften sind optional - müssen also nicht ausgefüllt werden. Jedoch ist es empfehlenswert, alle relevanten und für die Feuerwehr bedeutenden Merkmale eines Objekts in diesem Textfeld aufzuführen. Dazu zählen insbesondere (soweit zutreffend):

• Anzahl von Gästebetten
• Anzahl von Bewohnern
• Ort für den Aushang von Bewohnerlisten
• Ansprechpartner im Schadenfall (falls festgelegt)
• Handlungsanweisungen des Personals vor Ort im Schadenfall
• Hinweise zu Wasserentnahmestellen
• Hinweise zu gefährlichen Stoffen und Gütern
• usw.

Der Objektort ist die Abteilung, in deren Gemarkung das Objekt liegt.

Der Alarmplan kann hinterlegt werden, falls dieser als PDF vorliegt.

Anlegen einer Übung

Nachdem das gewünschte Objekt gefunden wurde, kann über den [+]-Button eine neue Übung für dieses Objekt angelegt werden.

Es öffnet sich ein neuer Dialog. Folgende Einstellungen sind darin vorzunehmen:

Objekt	Das Objekt ist das vorher ausgewählte Objekt. Eine Anpassung oder Ergänzung ist nicht notwendig.
Übungsthema	Das Thema/Szenario der Übung. Z. B. „Gebäudebrand“ oder „VU PKW“
Filter-Optionen	Hier können Ordnungsmerkmale gesetzt werden, damit die Übung in der Übungsliste sortiert und gefiltert werden kann. Damit können beispielsweise Listen für einzelne Züge oder Gruppen generiert werden. Diese Einstellungen sind nur für die Übungslistendarstellung und haben sonst keine Funktion oder Auswirkung.
Übungsovrbereiter / sonstige Beteiligte	Hier können Übungsvorbereiter, Übungsbeobachter und Übungsdarsteller definiert werden. Sofern die Übungsvorbereiter bereits feststehen, können diese Personen hier vorab eingetragen werden. Optional kann die Übung für andere Personen gesperrt werden, sodass Übungsinhalte nicht vorab unberechtigt eingesehen werden können. Dann haben nur noch die in der Liste eingetragenen Übungsvorbereiter Einsicht in die Übung.
Übungsschwerpunkt	Hier soll der Schwerpunkt der Übung aus feuerwehrtechnischer Sicht eingetragen werden. Über diese Eigenschaft können später gleichartige Übungen schnell gesucht bzw. gefiltert werden.
Beteiligte Fahrzeuge	Hier sollen alle Fahrzeuge, Abteilungen und Feuerwehrhäuser der beteiligten Abteilungen ausgewählt werden, soweit diese an der Übung teilnehmen. Die Fahrzeuge sind für die Zuordnung des Personals zu den Funktionen relevant. Die Feuerwehrhäuser entsprechend für die dort tätigen Personen.
Übungsgruppe / einzublendendes Personal	Über diese Auswahlfelder wird die Personengruppe vorausgewählt. Die Abteilung ist auszuwählen, um den Personalstamm generell vorauszuwählen, der verfügbar ist. Nur die über die Abteilung definierten Personen stehen anschließend zur Zuordnung zur Verfügung.   Die eigene Abteilung ist bereits vorab ausgewählt. Sofern diese allein an der Übung beteiligt ist, muss keine weitere Abteilung ausgewählt werden. Nur wenn mehrere Abteilungen an der Übung beteiligt werden, sind diese zusätzlich auszuwählen.   Sofern eine Übungsgruppe für die Übung definiert ist, kann anstatt der Abteilung auch nur die Übungsgruppe gewählt werden. Dann ist der auswählbare Personenstamm auf die Übungsgruppe begrenzt.
Übungswertung	Hier wird festgelegt, wie die Übung in der Übungsstatistik gewertet wird. Die Einstellung wird für jede Abteilung separat vorgenommen, da bei Beteiligung mehrerer Abteilungen die Wertung in jeder Abteilung unterschiedlich sein kann.   Standard = normale Probenwertung (Hauptübungen) Sondergruppe = Zusatzübungen (ggf. besondere Wertung) Leistungsabzeichen = Zusatzübung Leistungsabzeichen (ggf. besondere Wertung) Nullwertung = Termin, der nicht in die Übungsstatistik einfließt.
Alarmierungstext	Diesen Text können die Teilnehmer über die Fahrzeugfunktionen (Fahrzeug-Link im Chip im Fahrzeug) sehen, sobald die Übung begonnen hat. Daher sollten hier nur die Informationen eingetragen werden, die für die Teilnehmer für den Übungsablauf relevant sind.
Übungsbeginn	Das Datum und die Zeit für den Beginn der Übung. Ab diesem Zeitpunkt ist die Übung für alle freigeschaltet. Über die Fahrzeuglinks kann der Alarmierungstext dann abgerufen werden.
Übungsablauf	Der angedachte Ablauf der Übung. Hier können Übungsvorbereiter das Szenario und den geplanten Übungsablauf detailliert beschreiben. Diese Informationen können im Nachgang auch für die Dokumentation bzw. für Nachweise gegenüber Dritten relevant sein.
Dokumente zur Übung	Hier können Dateien im PDF-Format hochgeladen werden, sofern extern bereits Dokumente angefertigt wurden.

Nachdem dieser Ablauf vollzogen wurde, ist die Übung vorbereitet. Die Vorbereitung kann in mehreren Teilschritten erfolgen. So kann z. B. zunächst der Termin und die Bezeichnung eingetragen und gespeichert werden. Die Übungsvorbereiter können dann später die weiteren Daten erfassen.

Übungsplan

Die Übungsliste kann verwendet werden, um sich einen Übungsplan ausgeben zu lassen. Hierzu kann man die Liste bei Bedarf anpassen, indem Spalten entfernt und hinzugefügt werden. Über den Button „Spaltenauswahl“ über der Übungsliste kann man Spalten nach Belieben aus- und einblenden. Wenn dann alle gewünschten Spalten angezeigt werden, kann die Liste bei Bedarf noch gefiltert werden. Die Filter sind in den Spaltenüberschriften enthalten.

Nach der Anpassung der Liste kann über den Button „PDF erstellen“ eine PDF erzeugt werden. Die PDF-Datei enthält auch eine CSV-Datei mit den Daten, sodass diese z. B. in der Tabellenkalkulation weiter bearbeitet werden kann.

Die CSV-Datei wird bei der Ansicht der PDF-Datei im Browser in der Regel nicht sichtbar. Daher muss die PDF-Datei zunächst auf dem PC gespeichert und dann mit einem PDF-Anzeigeprogramm (z. B. Adobe Acrobat Reader) geöffnet werden.

Erfassen der Anwesenheit

Zentrale Erfassung

Die zentrale Erfassung kann durch eine oder mehrere Personen durchgeführt werden. Die gleichzeitige Erfassung von Teilnehmenden ist möglich. Der Vorgang wird gestartet, indem man die Übung in der Übungsliste mit dem Auge-Symbol öffnet.

Nach dem Anklicken des Auge-Symbols wird ein neues Fenster mit mehreren Abschnitten geöffnet.

Fahrzeug Pers.	Hier können Teilnehmer den jeweiligen Fahrzeugen und den jeweiligen Funktionen zugeordnet werden. Die Zuordnung zu Fahrzeugen ist keine Pflicht, wird jedoch empfohlen.
weitere Mannschaft	Personen, die keinen Fahrzeugen zugeordnet wurden, können hier ausgewählt und der Übung zugeordnet werden. Hier muss mindestens eine Zuordnung erfolgen.
Bilder	Sofern Bilder von der Übung gemacht wurden, können diese hier hochgeladen werden und werden sodann Bestandteil der Übungsdokumentation.
Notizen/Chat	In diesem Abschnitt können noch Notizen zur Übung gemacht werden (z. B. besondere Vorkommnisse). Die Chatfunktion ist aktuell ohne Bedeutung.
Zusammenfassung	In der Zusammenfassung werden alle Eingaben und Angaben noch einmal dargestellt.
abschließen	Die Übungsdokumentation kann als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Hierfür muss die Zeit des Übungsendes konkret eingegeben werden. Nach dem Abschließen der Übung kann diese nicht mehr im System bearbeitet werden.

Bei der Zuordnung von Teilnehmenden werden in den Listen immer zunächst die Personen angezeigt, die aufgrund ihrer Ausbildung die Befähigung für die Tätigkeit haben. Das bedeutet, dass bei Gruppen-/Zugführern zunächst jene mit der entsprechenden Ausbildung und einer aktiven Tätigkeit haben. Gleiches gilt für andere Funktionen.
Darüber hinaus ist es auch möglich, andere Personen zuzuordnen, die beispielsweise keine Ausbildung und/oder keine aktive Tätigkeit in diesem Bereich im System hinterlegt werden. Diese Personen werden in einer zweiten Gruppe weiter unten in der Liste aufgelistet.

Besondere Funktionen können jeweils zusätzlich angegeben werden, wenn diese zutreffend sind:

unter Atemschutz eingesetzt	Erforderlich ist eine aktive Tätigkeit von mindestens 10 Minuten mit angeschlossenem Lungenautomaten. Dann gilt die Übung als Einsatzübung im Sinne der FwDV 7.
in CSA eingesetzt	Es wurde eine Tätigkeit im CSA ausgeführt. Dies kann im Rahmen einer CSA-Gewöhnungsübung oder im Rahmen einer Einsatzübung erfolgt sein.
Relevant für AERHT	Alle Teilnehmenden an einer Übung bei der es thematisch um Absturzsicherung oder einfaches Retten aus Höhe und Tiefen ging, können diesen Status erhalten und damit den Nachweis der Ausbildung in diesem Bereich führen. Sollte das Thema nur einen Teil der Mannschaft betreffen, können nur die an diesem Übungsteil teilnehmenden Feuerwehrangehörigen diese Tätigkeit angerechnet bekommen (z. B. Großübung, bei der nur eine Teilaufgabe AERHT betrifft).
Tätigkeit ZF/GF	Betrifft die Tätigkeit als Zug- und Gruppenführer.   Diese Funktion wird automatisch gesetzt, sofern die Person als Zug- bzw. Gruppenführer eingetragen wird. Wird die Person jedoch nicht auf einer entsprechenden Fahrzeugposition zugeordnet oder bei der weiteren Mannschaft, muss die Funktion entsprechend gesetzt werden.
MA (Fahrer)	Betrifft die Tätigkeit als Maschinist (Fahrer) des Fahrzeugs.   Diese Funktion wird automatisch gesetzt, sofern die Person als Maschinist eingetragen wird. Wird die Person jedoch nicht auf einer entsprechenden Fahrzeugposition zugeordnet oder bei der weiteren Mannschaft, muss die Funktion entsprechend gesetzt werden.

Dieselben Grundsätze gelten bei der Zuordnung zum Feuerwehrhaus. Dort können alle Personen zugeordnet werden, die am Standort tätig geworden sind.

Nachdem die fahrzeugbezogene Erfassung beendet ist, kann in den Reiter "weitere Mannschaft" gewechselt werden. Sofern die fahrzeugbezogene Erfassung nicht gewünscht ist, kann der Reiter "weitere Mannschaft" auch direkt ausgewählt werden.

In dieser Übersicht werden alle Personen aufgelistet, die in den Fahrzeugen bislang noch nicht zugeordnet wurden. Diese Personen können dementsprechend durch Kennzeichnung der Anwesenheit der Übung zugeordnet und durch Angabe der Tätigkeit auch den entsprechenden Funktionen zugewiesen werden.

Für die Übungsstatistik ist es wichtig, dass alle Personen einen Anwesenheitsstatus erhalten, die an der Übung hätten teilnehmen sollen. Wenn also z. B. die Übung für die erste Gruppe geplant war und Gruppe zwei planmäßig nicht daran teilnimmt, müssen alle Mitglieder von Gruppe 1 einen Anwesenheitsstatus (anwesend, entschuldigt oder unentschuldigt) erhalten, damit die Probe entsprechend in die Probenwertung einfließt. Alle Personen der zweiten Gruppe, für die diese Übung nicht relevant ist, erhalten keinen Anwesenheitsstatus. Damit fließt für diese Personen die Übung auch nicht in die Übungsstatik ein.
Daher ist es empfehlenswert, auch die Statuseinträge entschuldigt und unentschuldigt von Anfang an konsequent bei sämtlichen betroffenen Feuerwehrangehörigen zu führen, um im Nachgang eine korrekte Übungsstatistik zu gewährleisten.

Nach der Erfassung des Personals ist die Erfassung dem Grunde nach abgeschlossen. Bilder und Notizen können hinzugefügt werden, müssen jedoch nicht.
Alle Eingaben werden direkt übernommen und gespeichert. Einen Speichern-Button gibt es daher nicht.
Voraussetzung ist eine Internetverbindung.
Im Fenster wird der Übertragungsstatus durch ein Symbol dargestellt, das die noch ausstehenden Übertragungen anzeigt. Ist alles übertragen, wird das Symbol grün und die Ziffer Null wird angezeigt.

Erfassung durch Fahrzeugführer

Sofern dies in der Abteilung umgesetzt wird, können Fahrzeugführer ihre Mannschaft direkt erfassen. Dafür wird im Fahrzeug in NFC-Chip angebracht. Mit dem Handy kann dann über diesen Chip eine spezielle Fahrzeugeseite aufgerufen werden, in der die fahrzeugbezogenen Angaben eingetragen werden können.

Zunächst wird eine Ansicht angezeigt, über die eine Übung geöffnet werden kann. Stehen mehrere Übungen zur Verfügung, kann eine Auswahl getroffen werden. Angezeigt werden immer nur die Übungen, bei denen dieses Fahrzeug zugeordnet wurde.

Die Übung steht für die fahrzeugbezogene Erfassung für max. 4 Stunden ab Übungsbeginn zur Verfügung. Wird dieser Zeitraum überschritten, kann die Übung nur noch zentral erfasst werden.

Über den Button kann die Übung geöffnet werden. Es folgt die Ansicht für das betreffende Fahrzeug:

	Im oberen Bereich (unterhalb der Fahrzeugkennung) sind verschiedenfarbige Register erkennbar. Ähnlich der zentralen Erfassung ist auch hier ein Themenbereich in jedem Register enthalten.   Auf der Startseite ("Info") stehen die Details zur Übung, so wie sie in der Übungsübersicht erfasst wurden. Der Fahrzeugführer kann somit an dieser Stelle seine Informationen direkt abrufen.   Für die Erfassung des Personals muss auf das zweite Register ("Manns.") gewechselt werden.
	In dieser Ansicht können alle auf dem Fahrzeug eingesetzten Feuerwehrangehörigen in ihren jeweiligen Funktionen erfasst werden.   Zusätzlich kann bei Durchführung entsprechender Tätigkeiten die jeweilige Tätigkeit erfasst werden (z. B. Tätigkeit unter Atemschutz). Auch hier gilt: Gruppen- und Zugführer sowie Maschinisten werden entsprechend der Besetzung auch gewertet, wenn die Funktion nicht explizit eingestellt wird.
	Auch bei der Erfassung der Mannschaft und bei den weiteren Berichtsangaben der Übung werden die erfassten Daten sofort automatisch gespeichert. Dass die Daten erfolgreich übertragen wurden, wird auch hier durch die grüne Cloud-Symbolik angezeigt.

Im Register "Notizen" können noch Notizen zur Übung erfasst werden, die das Fahrzeug bzw. dessen Besatzung betreffen (z. B. besondere Vorkommnisse).

Das Register "Chat" ist derzeit nicht von Bedeutung.

Zuletzt ist das Register "Bericht" zu öffnen:

Im Register "Bericht" können im unteren Bereich zusätzlich weitere Informationen erfasst werden, falls dies nötig ist. Das können allgemeine Notizen zur Übung sein. Unterhalb können noch Dokumente und Fotos hochgeladen werden. Dies betrifft Fotos der Atemschutzüberwachung und der Übung an sich. Schließlich kann der Vorgang mit einem Klick auf den linken Button ("Speichern") abgeschlossen werden.   Der Button "Speichern und abschließen" schließt die Übung ab. Dieser sollte nur dann verwendet werden, wenn ansonsten keine Erfassung mehr nötig ist (z. B. Fahrzeug allein beteiligt).

Nach dem Speichern ist die Erfassung für dieses Fahrzeug abgeschlossen.